○塩竈市文書取扱規程
平成30年6月28日
庁訓第32号
塩竈市文書取扱規程(昭和55年庁訓第14号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の配布及び収受(第7条―第11条)
第3章 文書の処理(第12条―第18条)
第4章 文書の施行(第19条―第25条)
第5章 文書の整理及び保管(第26条―第33条)
第6章 文書の引継ぎ、保存及び廃棄(第34条―第39条)
第7章 雑則(第40条・第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、塩竈市(以下「市」という。)における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書(図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。ただし、官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されたものを除く。
(2) 部 塩竈市行政組織条例(昭和60年条例第17号)第2条に規定する部をいう。
(3) 課 塩竈市行政組織規則(昭和60年規則第25号)第2条第1項に規定する課及び第3条第1項に規定する会計課をいう。
(4) 部長 第2号に規定する部の長をいう。
(5) 課長 第3号に規定する課の長をいう。
(6) 文書管理システム 市における文書の収受、起案その他の処理及び管理を行うための情報システムで、総務部総務人事課長(以下「総務人事課長」という。)が所管するものをいう。
(7) 文書ファイル 相互に密接な関連を有する文書について、能率的な事務又は事業の処理及び文書の適切な保存に資するよう分類し、一つの集合物としたものをいい、文書管理システム上のファイルに対応するものをいう。
(令2庁訓60・令4庁訓30・一部改正)
(文書の取扱いの原則)
第3条 職員は、市における経緯を含めた意思決定に至る経過並びに市の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、事案が軽微であるものを除き、文書を作成しなければならない。この場合において、文書の文体、形式、用字、用語等は、塩竈市公用文規程(昭和55年庁訓第55号)の規定による。
2 職員は、事務能率の向上に資するよう、正確及び迅速に文書を処理しなければならない。
3 職員は、常に文書の所在及び処理状況を明確にする等文書を適正に管理しなければならない。
(文書事務の総括等)
第4条 総務人事課長は、市における文書事務(以下「文書事務」という。)を総括し、文書事務が適正かつ円滑に行われるよう必要な指導及び調整を行う。
2 総務人事課長は、必要があると認めるときは、文書事務に関し随時調査をすることができる。
(令4庁訓30・一部改正)
(文書主任)
第5条 課に文書主任1人を置く。
2 文書主任は、庶務を担当する係の長をもって充てる。
3 文書主任は、課における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の配布、収受及び発送に関すること。
(2) 起案文書(人事、契約その他秘密を要すると認められる文書を除く。)の形式の審査に関すること。
(3) 文書の分類、整理、保管、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) その他文書事務に関すること。
4 文書主任に事故があるとき又は文書主任が欠けたときは、課長が前項に掲げる事務を処理する。
(帳簿)
第6条 総務部総務人事課(以下「総務人事課」という。)に次に掲げる帳簿を備えるものとする。
(1) 書留文書等配布簿
(2) 公布条例台帳
(3) 公布規則台帳
(4) 告示台帳
(5) 公告台帳
(6) 庁訓台帳
(7) 令達台帳
(令2庁訓60・令4庁訓30・一部改正)
第2章 文書の配布及び収受
(配布)
第7条 総務人事課は、文書を受領したときは、封筒等に収受印を押し、総務人事課に設ける文書配布棚(第25条において「文書配布棚」という。)により当該文書に係る事務の主たる所管の課(以下「主管課」という。)に配布するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、書留文書等配布簿に必要事項を記載し、主管課の職員に直接交付して受領印を受けなければならない。
(1) 書留郵便等により到達した文書
(2) 現金、有価証券その他これらに類するものが同封された文書
(3) 訴訟又は審査請求に関する文書その他の到達した日時が権利の得喪又は変更に関係する文書
(4) その他特別の取扱いを要すると総務人事課長が認める文書
3 2以上の課に関連する文書は、関係の最も深い課に配布する。
(令4庁訓30・一部改正)
(主管課で受領した文書の取扱い)
第8条 主管課において直接受領した文書については、主管課で収受し、処理するものとする。ただし、前条第2項に掲げる文書は、速やかに総務人事課に回付しなければならない。
(令4庁訓30・一部改正)
(1) 開封し、収受印を押した上で、収受日、文書の件名、文書番号その他の必要な事項について文書管理システムに収受の登録を行うこと。ただし、次に掲げる文書については、文書管理システムへの収受の登録を省略することができる。
ア 軽易な事案に係る文書で、その処理経過を明らかにする必要がないもの
イ その他総務人事課長が認める文書
(2) 重要な事案に係る文書その他上司の指示を受け処理する必要があると認められる文書については、その指示を受けること。
(令4庁訓30・一部改正)
(執務時間外に到着した文書の取扱い)
第10条 執務時間外に到着した文書の取扱いについては、塩竈市宿日直規程(昭和55年庁訓第18号)の規定による。
(電気通信回線を利用して受領した文書の収受)
第11条 次に掲げる手続に係る文書は、電気通信回線を利用して受領することができる。
(1) 市に対する申請、届出その他の手続で総務人事課長が特に承認したもの
(2) 市の内部及び市と国又は他の地方公共団体との相互間の手続で、総務人事課長が別に定めるもの
(3) その他電気通信回線を利用した市に送付される文書で、軽易な事案に係るもの
2 前項の規定により電気通信回線を利用して受領した文書については、速やかに紙に出力するものとする。
(令4庁訓30・一部改正)
第3章 文書の処理
(収受後の処理)
第12条 第9条の規定により収受した文書については、速やかに供覧その他必要な処理を行わなければならない。ただし、特に重要な文書で調査その他事務に時間を要するため速やかに処理できないもの又は処理のため上司の指示を受ける必要があると認められるものについては、その理由を記載して上司の閲覧に供さなければならない。
(供覧)
第13条 意思決定を要しない文書は、主管課において、供覧により処理するものとする。
(起案)
第14条 起案は、主管課において行い、塩竈市職務権限規程(昭和60年庁訓第9号)の規定による回議、合議及び決裁を経るものとする。
2 文書の起案は、文書管理システムに次に掲げる事項を登録することにより行うものとする。
(1) 文書の件名
(2) 起案日
(3) 文書ファイルの名称
(4) 文書の概要
(5) その他総務人事課長が定める事項
3 文書管理システムによる起案は、次に掲げるところにより行うものとする。
(1) 文書管理システムにより起案内容を紙に出力し、起案用紙とすること。
(2) 起案用紙には、起案者が記名押印すること。
(3) 伺い文として決定を求める内容のほか、必要に応じて説明等を付記し、関係書類を添付すること。
(4) 文字を修正、加除した場合は、認印を押印すること。
(5) 急を要するものは、上部欄外に「至急」と表示すること。
(6) 特に重要と認めるものは、上部欄外に「重要」と朱書きすること。
(7) 極秘を要するものは、上部欄外に「秘」と朱書きしたうえで、封筒等に納めること。
(令4庁訓30・一部改正)
(簡易起案)
第15条 前条第2項の規定にかかわらず、軽易な事案に係る文書で、その処理経過を明らかにする必要がないものの起案は、作成した案の余白等(以下「余白等」という。)に起案日その他の必要な事項を記載することにより行うことができる。
(決裁後の取扱い)
第17条 起案文書について、決裁を終えたときは、次に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理するものとする。
(1) 第14条第2項の規定による起案の場合 決裁が完了した日(以下「決裁日」という。)を文書管理システムに登録するとともに、起案用紙に決裁日を記入すること。
(2) 第15条の規定による起案の場合 決裁日を余白等に記入すること。
(文書の審査)
第18条 次に掲げる事案については、部長まで回議を終えた後、総務人事課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案、公告案及び庁訓案
(2) 議案(予算及び決算を除く。)
(3) 法令及び例規の解釈に関連する事案
(4) 公法上又は私法上の争訟に関する事案
(5) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例なもの
(6) 指令案、達案又は往復文案で重要又は異例なもの
(令4庁訓30・一部改正)
第4章 文書の施行
(浄書及び照合)
第19条 施行を要する文書(以下「施行文書」という。)は、浄書し、及び決裁を完了した文書と照合するものとする。
(文書記号等)
第20条 施行文書には、文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な事案に係る文書については、この限りでない。
2 文書記号は、総務人事課長が別に定める文字による。
3 文書番号は、会計年度による一連番号とし、文書管理システムにより付すものとする。
4 事案が完結するまでの間に当該事案に係る起案を繰り返す場合又は同一年度内に同種の事案に係る起案が多数発生する場合は、必要に応じて枝番号を付すことができる。
5 同一の事案に係る複数の文書には、当該事案が完結するまで同一の番号を付すものとし、事案が複数年度にわたる場合は、次年度以降は、初年度を示す文字(ローマ字の大文字により表記した元号の冒頭の文字及びアラビア数字により表記した元号の年度とする。)を文書記号の前に加えるものとする。
6 条例、規則、告示、公告及び庁訓に付す文書番号は、次に掲げるところによる。
(2) 文書番号の前に、それぞれ次に掲げる文字を付す。
ア 条例
イ 規則
ウ 告示
エ 公告
オ 庁訓
(令4庁訓30・一部改正)
(発信者名)
第21条 施行文書の発信者名は、市長の職氏名とする。ただし、軽易な事案に係るもの又はその内容及び性質により市長名とする必要がないものについては、副市長若しくは部課長の職名又は市名若しくは組織の名称とすることができる。
2 前項本文の規定にかかわらず、塩竈市公印規則(昭和44年規則第1号)第11条第1項の規定により公印の印影を印刷する場合又は同規則第12条第1項の規定により電子計算機等に記録した公印の印影を使用する場合における施行文書の発信者名は、市長の職名のみとすることができる。
(施行文書の処理)
第22条 施行文書のうち、次に掲げるものについては、速やかに総務人事課へ回付しなければならない。
(1) 公印を押印する必要があるもの
(2) 条例、規則、告示、公告及び庁訓
2 前項の規定による回付を必要としない施行文書は、特に施行すべき日を指定されたもののほか、主管課において速やかに処理しなければならない。
(令4庁訓30・一部改正)
(公印及び契印)
第23条 庁外に発送する施行文書には、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる施行文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 宮城県の機関又は宮城県内の市町村あてに発送する施行文書で次に掲げるもの
ア 会議、研修会、打合せ会等の開催に関する文書
イ 会議、研修会、打合せ会等の出席者の回答又は報告に関する文書
ウ 図書、刊行物、資料、ポスター等を送付する文書
エ 定期的に報告する文書(法令等で様式の定めがあるものを除く。)
オ 軽易な事案に関する照会文書
カ 軽易な事案に関する照会文書に対する回答文書
(2) 公印が省略された照会文書に対する回答文書
(3) 軽易な事案に係る文書で、宛先が多数であるもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 庁内に発送する文書には、原則として公印を押印しないものとする。
4 契印は、次に掲げる施行文書に押印するものとする。
(1) 契約に関する文書
(2) 証明に関する文書
(3) 行政処分に関する文書
(4) 市長名をもってする文書で、重要又は異例なもの
(5) その他総務人事課長が必要と認める文書
(令4庁訓30・一部改正)
(庁外への発送)
第24条 庁外への施行文書の発送は、次に掲げるいずれかの方法により行う。
(1) 郵送による方法
(2) 貨物運送を利用する方法
(3) 直接交付する方法
(4) 電子メールその他の電気通信回線による方法(総務人事課長が特に認める施行文書に限る。)
2 前項第1号に規定する方法による施行文書の発送は、直接主管課において発送する必要がある場合を除き、総務人事課及び総務人事課長が指定する課(以下この項において「総務人事課等」という。)において行う。この場合において、主管課は、発送を要する施行文書について、あらかじめ次に掲げるところにより処理し、総務人事課等に引き渡すものとする。
(1) 必要な包装を行うとともに、発信した組織の名称、宛名その他必要な事項を明記すること。
(2) 特殊な取扱いを要するものは、他の施行文書と区別するとともに、必要な書類等を記載すること。
3 第1項の規定による発送は、迅速かつ正確に行うものとし、経済性、施行文書の性質及び量などを考慮して、最も適切な方法により行うものとする。
(令4庁訓30・一部改正)
(1) 電磁的記録である施行文書 電子メールにより行うこと。ただし、その容量等により電子メールによることが不適当である場合は、当該施行文書を他の記憶媒体に保存し、又は紙に出力したうえでこれを直接交付し、又は文書配布棚により交付すること。
(2) 電磁的記録でない施行文書 直接交付し、又は文書配布棚により交付すること。
第5章 文書の整理及び保管
(保存年限)
第26条 文書の保存年限(以下「保存年限」という。)は、原則として永年、10年、5年、3年又は1年とし、その分類は、総務人事課長が別に定める完結文書保存年限表による。
2 保存年限は、文書が完結した日(以下「完結日」という。)が属する会計年度(以下「完結年度」という。)の翌年度(暦年で整理すべき文書については、完結日が属する年(以下「完結年」という。)の翌年)の初日から起算する。
(令4庁訓30・一部改正)
(文書の分類)
第27条 文書は、次に掲げるところにより分類するものとする。
(1) 総務人事課長が別に定める保存文書分類表により、大分類、中分類及び小分類の3段階に分類すること。
(2) 前号の規定により分類したものをさらに、文書ファイルごとに分類すること。
(3) 文書ファイルを構成する文書は、同一の保存年限のものとすること。
2 文書ファイルの作成及び管理は、文書管理システムにより行うものとする。
(令4庁訓30・一部改正)
(1) 収入又は支出を伴う文書 収入又は支出の決定をした日(決定をした日が2以上あるときは、それらの日のうち最も遅い日)
(2) 契約に関する文書 契約を締結した日
(3) 条例、規則、告示、公告又は庁訓 条例及び規則は公布した日、告示は告示した日、公告は公告した日、庁訓は市長の決裁を受けた日
(4) 発送を伴う文書 発送した日(発送した日が2以上あるときは、それらの日のうち最も遅い日)
(5) その他の文書 供覧又は決裁が終了した日
2 文書管理システムによる処理を行わない文書の完結日は、当該文書を作成し、又は取得した日とする。
(完結文書の整理保管)
第29条 完結した文書(以下「完結文書」という。)は、主管課において、次に掲げるところにより整理しなければならない。
(1) 文書管理システムによる処理を行う文書については、その完結日を文書管理システムに登録するとともに、起案用紙に完結日を記入すること。
(2) 適切なファイル用品に綴じること。ただし、図面、カード等その形状等により綴じることが困難な文書は、保存箱等に収納すること。
(3) 完結年度又は完結年ごとに、及び文書ファイルごとに1冊のファイル用品に綴じること。ただし、文書の量等により必要に応じて分冊することができる。
(4) ファイル用品の背表紙及び保存箱等の表面には、文書ファイル名、文書の完結年度又は完結年、保存年限及び主管課名を記載すること。
2 完結文書は、完結年度の翌年度又は完結年の翌年の初日から起算して、1年間主管課で保管する。ただし、主管課において必要と認めるときは、最大5年間主管課で保管することができる。
(条例及び規則に関する決裁文書の保管)
第30条 前条第2項の規定にかかわらず、条例及び規則に関する完結文書は、総務人事課で保管するものとする。
(令4庁訓30・一部改正)
(文書の庁外への持出し)
第31条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主管課長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の貸出し)
第32条 文書は、外部に貸し出すことができない。ただし、総務人事課長の許可を得たときは、この限りでない。
(令4庁訓30・一部改正)
(保管文書の非常時の持出し)
第33条 主管課で保管する文書で、火災その他非常の場合に最初に持出しを必要とするものは、主管課長があらかじめ指定し、「非常時持出」と朱書きで表示をした書箱等に入れて保管するものとする。
第6章 文書の引継ぎ、保存及び廃棄
(保存文書の引継ぎ)
第34条 主管課は、完結文書で、第29条第2項に規定する期間を経過したものについて、総務人事課長に引き継ぐものとする。
2 総務人事課長は、前項の規定により完結文書の引継ぎを受けたときは、書庫に保存しなければならない。
3 書庫の管理は、総務人事課長が行う。
4 書庫への入室は、総務人事課長の指示に従うものとする。
5 総務人事課長は、書庫に保存した完結文書(以下「保存文書」という。)について毎年1回、保存状況を調査しなければならない。
(令4庁訓30・一部改正)
(保存文書の閲覧及び借覧)
第35条 保存文書を閲覧又は借覧しようとするときは、総務人事課長に申し出てその承認を受けなければならない。
2 借覧の期間は、7日以内とする。ただし、総務人事課長は、やむを得ないと認めるときは、当該期間を延長することができる。
(令4庁訓30・一部改正)
(保存文書の非常時の持出し)
第36条 火災その他非常の場合に最初に持出しを必要とする保存文書は、総務人事課長があらかじめ指定し、「非常時持出」と朱書きで表示をした書箱等に入れて保存するものとする。
(令4庁訓30・一部改正)
(保存文書の廃棄)
第37条 総務人事課長は、毎年度末に当該年度末で保存年限を経過する保存文書について調査し、主管課長に引き渡すものとする。
2 主管課長は、前項の規定により保存文書の引渡しを受けたときは、必要な審査を行い、速やかに廃棄するものとする。
3 廃棄しようとする保存文書のうち、個人情報を含むもの、秘密を要するもの又は他に悪用されるおそれのあるものについては、焼却、裁断等の確実な方法により廃棄しなければならない。
(令4庁訓30・一部改正)
(保存年限の延長)
第38条 前条第2項の規定にかかわらず、主管課長は、引き続き保存する必要があると認める保存文書については、当該保存文書の保存年限を延長することができる。
(歴史的及び文化的な資料として重要な文書)
第39条 第37条第2項の規定にかかわらず、保存年限を経過した保存文書で、歴史的及び文化的な資料として重要と認められるものについては、総務人事課長と協議の上、永年保存に変更するものとする。
(令4庁訓30・一部改正)
第7章 雑則
(電磁的記録の取扱い及び管理)
第40条 電磁的記録の取扱い及び管理については、別に定める。
(その他)
第41条 この要綱に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、総務人事課長が別に定める。
(令4庁訓30・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この庁訓は、平成30年8月1日から施行する。
(塩竈市公用文規程の一部改正)
2 塩竈市公用文規程(昭和55年庁訓第15号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(電磁的記録管理要綱の一部改正)
3 電磁的記録管理要綱(平成16年庁訓第8号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(電磁的記録取扱要領の一部改正)
4 電磁的記録取扱要領(平成16年庁訓第9号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
(塩竈市排水設備指定工事店等に対する処分の基準及び手続に関する規程の一部改正)
5 塩竈市排水設備指定工事店等に対する処分の基準及び手続に関する規程(昭和55年庁訓第21号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(令和2年9月庁訓第60号)
この庁訓は、令和2年9月23日から施行する。
附則(令和4年4月庁訓第30号)
この庁訓は、公布の日から施行する。