2　この要領において、「電磁的記録」とは、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録であって、塩竈市文書取扱規程(平成30年庁訓第32号)第2条第2号に規定する部及び同条第3号に規定する課の職員が組織的に用いるものとして、次のもの等をいう。

2　電磁的記録の保存年限は、会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日から起算するものとする。

3　要綱第6条第3項の期間計算は、民法(明治29年法第89号)第140条ただし書の規定により、初日を起算日として取り扱うものであること。

4　電磁的記録管理目録(以下「管理目録」という。)は、随時記入、修正するものとし、毎年度末までに、その写しを総務部総務人事課に送付するものとする。

5　組織的に用いる電磁的記録は、管理目録に記入するものとする。

6　要綱第7条第3項に規定する「修正」とは、電磁的記録の廃棄等その内容に変更があったとき、該当する欄に記載することにより行うものとする。

7　電磁的記録のうち日々の統計数値を積み重ねていく電磁的記録やデータベース管理を行っていく台帳類的なもの等、処理前の電磁的記録と処理後の電磁的記録に一貫性が認められるものについては新たな作成とはみなさないものとする。

8　年度ごとの統計等、処理前の電磁的記録と処理後の電磁的記録に一貫性が認められないものについては、新たな電磁的記録を作成したものとして取り扱うこと。

9　管理目録の「番号」とは、一連の番号とする。

10　管理目録の「記録名」とは、電磁的記録媒体の一部につき一つの単位で記載し、「(内容)」とは、一媒体に別種の記録が存在する場合に記載するものとする。

11　管理目録の「作成・取得年月日」とは組織的に用いるものとして作成又は取得を決定した年月日を記載するものとする。

12　管理目録の「電磁的記録区分」とは次の区分の番号を記載するものとする。

13　管理目録の「電磁的記録媒体種別」とは、カセットテープ、フロッピーディスク等具体的に記載するものとする。

14　管理目録の「廃棄予定年度」とは、作成又は取得年月日の時点において予定する廃棄予定年度を記載するものとする。

15　管理目録の「廃棄年月日」とは、電磁的記録を廃棄した年月日を記載するものとする。

16　管理目録への記入は、作成又は取得したときは職員が、廃棄するときは電磁的記録取扱主任が行うものとする。

2　これらについては、施錠できる書庫などに保管する等、特に注意して管理するものとする。

この庁訓は、平成16年6月11日から施行する。

この庁訓は、平成23年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この庁訓は、平成30年8月1日から施行する。

この庁訓は、公布の日から施行する。