○電磁的記録管理要綱
平成16年6月11日
庁訓第8号
(趣旨)
第1条 この要綱は、塩竈市文書取扱規程(平成30年庁訓第32号。以下「規程」という。)第40条の規定に基づき、電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(平30庁訓32・一部改正)
(用語)
第2条 この要綱において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 「課」とは、規程第2条第3号に規定する課をいう。
(2) 管理責任者とは前号で規定する課の長をいう。
(平30庁訓32・一部改正)
(電磁的記録の管理)
第3条 管理責任者は、電磁的記録の保管又は保存に当たって棄損、滅失、改ざん及び漏えい等が生じないよう必要な措置を講じるものとする。
2 管理責任者は、組織的に用いる電磁的記録とそれ以外のものとは区分し、又は区分できるようにするものとする。なお、「組織的に用いる」とは、業務上必要なものとして、係長職以上にある者と他の職員が共有し、保有しているものをいう。
(平30庁訓32・一部改正)
(電磁的記録取扱主任)
第4条 電磁的記録を管理する課に電磁的記録取扱主任を置く。
2 電磁的記録取扱主任は、規程第5条に規定する文書主任をもって充てるものとする。
(電磁的記録取扱主任の職務)
第5条 電磁的記録取扱主任は、管理責任者の命を受けて、次の業務を統括する。
(1) 電磁的記録の作成及び取得に関すること。
(2) 電磁的記録の保管に関すること。
(3) 電磁的記録の保存に関すること。
(4) 電磁的記録の廃棄に関すること。
(5) その他電磁的記録の管理に関し必要なこと。
(平30庁訓32・一部改正)
(電磁的記録の保管等)
第6条 電磁的記録は、適切な場所に保管し、その効率的な利用を図るものとする。
2 電磁的記録の保存年限は、規程第26条第1項の規定により総務人事課長が別に定める完結文書保存年限表に準じる。ただし、法令等に特段の定めのあるものは、この限りでない。
3 保存年限を経過した電磁的記録は、規程第37条の例により廃棄するものとする。
(平30庁訓32・令4庁訓30・一部改正)
(電磁的記録管理目録)
第7条 管理責任者は、電磁的記録管理目録(別記様式)を作成し、保管するとともに、速やかにその写しを総務部総務人事課長(以下「総務人事課長」という。)に送付するものとする。
2 電磁的記録管理目録は、組織的に用いる電磁的記録を作成又は取得したときに記入するものとする。ただし、文書又は図面等の作成の補助に用いるため、一時的に使用する電磁的記録については、この限りでない。
3 電磁的記録の廃棄等により、電磁的記録管理目録の内容に変更があったときは、修正の上、速やかにその写しを総務人事課長に送付するものとする。
(平23庁訓33・令4庁訓30・一部改正)
(秘密の保護)
第8条 秘密の保全を要する電磁的記録は、機密保護に十分注意し、適正な管理を行うものとする。
(電磁的記録の持ち出しの禁止)
第9条 電磁的記録は、原則として庁外へ持ち出してはならないものとする。ただし、管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。
(その他)
第10条 この要綱に定めるもののほか、電磁的記録の管理に当たって必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
この庁訓は、平成16年6月11日から施行する。
(塩竈市文書取扱規程の一部改正)
塩竈市文書取扱規程(昭和55年庁訓第14号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(平成23年6月庁訓第33号)
この庁訓は、平成23年6月1日から施行する。
附則(平成30年6月庁訓第32号)抄
(施行期日)
1 この庁訓は、平成30年8月1日から施行する。
附則(令和4年4月庁訓第30号)
この庁訓は、公布の日から施行する。
