○開示請求によらずに即日提供を行うことができる保有個人情報の事務取扱要綱
令和5年4月1日
庁訓第46号
(趣旨)
第1条 この要綱は、試験結果等の保有個人情報であって、その内容が定型的であらかじめ開示するかどうかの判断を一律に行うことが可能で、開示請求が一定数見込まれるものに関し、開示請求者の負担軽減及び事務の効率化を図るため、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第69条第2項第1号の規定に基づき保有個人情報を本人に提供するに当たり、開示請求によらずに即日提供を行うことができる保有個人情報として取扱うものとし、必要な事項を定めるものとする。
(開示請求によらずに即日提供を行うことができる保有個人情報)
第2条 次の各号に掲げる要件を満たす試験等を所管している課又は室(以下「所管課等」という。)の長は、必要があると認めるときは、保有個人情報について、あらかじめ開示に係る判断を行い、申込みに応じて直ちに提供することができるものとする。この場合において、所管課等の長は、開示の期間及び場所を定め、本人に告知するものとする。
(1) 本人への提供に対する需要が多く、一度に多くの申込みが見込まれるもの
(2) 提供について特に即時性が要求されるもの
(3) 情報の記録形態が定型的で提供に対する判断をあらかじめ一律に行っておくことができるもの
(4) 実務上即時に提供することが可能なもの
2 提供できる保有個人情報については次の各号に掲げるものとする。
(1) 試験結果に基づく順位
(2) 試験の内容等個別の事情を勘案して、所管課等の長が提供することを決定した事項
(期間及び場所)
第3条 開示請求によらずに即日提供を行うことができる保有個人情報の提供(以下「簡易開示」という。)を行う期間は、原則として、試験等の合格発表の日から起算して3月間の期間とする。
2 簡易開示を行う場所は、原則として、所管課等の事務室とする。
(簡易開示の申込みの受付)
第4条 簡易開示の申込みは、本人が対面で行うものとし、所管課等は簡易開示受付簿(別記様式)に必要事項を記入するものとする。
(1) 運転免許証(道路交通法(昭和35年法律第105号)第92条第1項に規定する運転免許証をいう。)
(2) 個人番号カード(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第7項に規定する個人番号カードをいう。)
(3) 旅券(出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第2条第5号に規定する旅券をいう。)
(4) その者が本人であることを確認するに足りると市長が認める本人確認書類
(簡易開示の方法等)
第5条 簡易開示は申込みを受け付けた後直ちに実施するものとし、その方法は行政文書又はその写しの閲覧のみとする。
2 閲覧の方法は、行政文書又はその写しに記載された本人の開示請求によらずに即日提供を行うことができる保有個人情報に係る部分のみを閲覧させるものとし、同一の行政文書に本人以外の情報が記載されている場合は、その部分を紙等で覆う等、本人以外の個人の権利利益の侵害を防止するための措置を講ずるものとする。
(実施状況の記録)
第6条 簡易開示を実施した所管課等の長は、当該簡易開示の期間が終了した後、簡易開示受付簿を1年間保存するものとする。
(その他)
第7条 その他必要な事項は、所管課等の長と総務人事課長が協議して定める。
附則
この庁訓は、令和5年4月1日から施行する。
