○塩竈市立病院医療関係諸記録等の画像読取による電子保存に関する運用管理規程
令和3年12月15日
市立病院庁訓第19号
(趣旨)
第1条 この規程は、塩竈市立病院(以下「市立病院」という。)において保存すべき医療情報のうち、紙媒体等電子化されていないものを画像読取装置により電子化(以下「スキャン」という。)し、医療情報システムで利用可能な状態で保存することに関し必要な事項を定める。
2 前項により電子化する医療情報のうち、法令等で保存が義務付けられている文書については、この規程により電子化され、塩竈市立病院医療情報システム運用管理規程(令和3年市立病院庁訓第17号)第9章の規定により運用管理されている情報をもって原本とする。
(対象文書)
第2条 医療情報システム稼働後において、スキャンの対象とする文書は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 他の医療機関からの診療情報提供書等(紹介状、返書、市立病院起点でない地域連携パス等を含む。)
(2) 診断書等(医療情報システム内で様式を作成しないもの。保険会社提出用診断書、死亡診断書等)
(3) 同意書等(署名又は記名押印が必要なもの。手術・検査説明同意書・承諾書、造影検査同意書等)
(4) 計画書等(交付したときに署名又は記名押印をもらうもの又は交付した事実を残すべきもの。リハビリ実施計画書、入院診療計画書、退院療養計画書等)
(5) 外注検査報告書(紙媒体で受領したもの)
(6) 市立病院起点の地域連携パス
(7) その他、塩竈市立病院医療情報システム管理委員会(以下「管理委員会」という。)で認めたもの
(解像度等)
第3条 対象文書をスキャンする場合の解像度は原則として200dpi(カラー)とし、保存形式はPDFとする。
(情報作成管理者及び情報作成責任者)
第4条 スキャン後の電子情報が、スキャン前の文書から得られる情報と同一であることを担保するため、情報作成管理者を置くものとし、事務部医事課長をもって充てる。
2 情報作成管理者は、この規程に基づき、スキャン作業が適正な手続きで確実に実施されるような措置を講じなければならない。
3 スキャン作業を直接指示監督するため、情報作成責任者を置くものとし、事務部医事課医事係長をもって充てる。
4 情報作成責任者は、情報作成管理者の指示を受け、スキャン作業が適正な手続きで確実に実施されるように指示監督するものとする。
(スキャン作業手順等)
第5条 対象文書のスキャン作業は、スキャンセンターで行う。
2 市立病院内の各部門においてスキャン対象文書が発生したときは、スキャン作業に必要な情報を表示した表書きを付して、スキャンセンターに送付するものとする。この場合において、直ちに送付することが困難なときは、発生部門ごとに定められた場所に一時保管しておかなければならない。
3 スキャンセンターに送付された対象文書は、送付当日又は翌日(スキャンセンターが稼働していない日である場合は直近の稼働日)にスキャンし、認定特定認証事業者の発行する電子証明書を用いて電子署名を施し、電子署名を含む文書全体に時刻認証事業者から取得したタイムスタンプを付さなければならない。
4 前項の電子署名は、情報作成管理者名又は情報作成責任者名で行うものとする。
(保存期間及び破棄方法)
第6条 スキャンが終了し、電子化された後の紙媒体等については、一月経過を目途に順次廃棄することができる。
2 前項の廃棄をする場合は、個人情報の保護に遺漏のないよう、焼却処分等の確実な方法によらなければならない。
(その他の対象文書)
第7条 医療情報システム稼働時において既に存在している紙媒体等の医療情報であって、医療情報システム稼働後の運用の利便性等から電子化することが適当と管理委員会が認めたものについては、これを電子化することができる。
2 前項の電子化を行った場合であっても、原本は電子化前の紙媒体等とし、必要な期間保存しておくものとする。
3 第1項の電子化の作業は、スキャンセンターで行うものとし、その手順等は、情報作成管理者が定める。
(その他)
第8条 この規程に定めるほか、電子保存に関し必要な事項は、院長が定める。
附則
この庁訓は、令和4年1月1日から施行する。